Download dit artikel als pdf

Snel en eenvoudig complexe bedrijfsprocessen ondersteunen en vereenvoudigen binnen een bestaande SharePoint omgeving? Het lijkt een ideaal beeld en vanaf nu is dat het ook. Het standaardiseren en stroomlijnen van processen is een behoefte die in veel organisaties aanwezig is maar de complexiteit ervan schrikt velen af. De praktijk leert ons dat het inrichten van een goede workflow voor deze processen erg arbeidsintensief is en bovendien veel kennis vereist. Het integreren van Nintex binnen een SharePoint omgeving maakt het mogelijk om op eenvoudige wijze uiteenlopende workflows te maken.

Tegenwoordig zien we vanuit organisaties steeds vaker de behoefte ontstaan om met één platform, als centrale toegangspoort, te werken die toegang heeft tot alle systemen en applicaties binnen de organisatie. Microsoft SharePoint is zo’n platform en leent zich uitstekend om met name primaire bedrijfsprocessen te ontsluiten en integreren en eventuele secundaire bedrijfsprocessen te vervangen met standaard SharePoint functionaliteit.

Deze bedrijfsprocessen kunnen met name vereenvoudigd worden door het inrichten van workflows Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van de standaard workflow functionaliteit binnen SharePoint of er wordt gekozen voor de (non Microsoft) add-on op SharePoint: Nintex Workflow 2007.

De kracht van Nintex Workflow ligt voornamelijk op het vlak van gebruikersgemak, proces inzicht en integratie. Dit is met Nintex volledig binnen handbereik van de functionele gebruiker. Deze kan zelf snel en eenvoudig de workflow processen bij elkaar slepen, zonder daar aparte tools (zoals bijvoorbeeld SharePoint Designer) voor te gebruiken. Processen kunnen organisatiebreed geautomatiseerd worden, zoals bijvoorbeeld het automatiseren van verlofaanvragen, declaraties of registratie nieuwe medewerkers. Gebruikers kunnen workflow activiteiten bekijken en het ondersteunt hen in voorkomende SharePoint administratie.

Ruimtelijk inzicht
Stel een organisatie heeft onlangs een nieuw intranet in gebruik genomen en wil weten hoe het met de gebruikersacceptatie staat. Met andere woorden: “hoe wordt het intranet binnen de organisatie gebruikt en levert het de investering op?”

Nintex Reporting 2008 geeft organisaties waardevolle informatie over het gebruik van SharePoint omgevingen door medewerkers. Hoe wordt de content gebruikt, welke route volgen medewer-kers op het intranet, hoe wordt informatie gevonden? Hiermee wordt gedrag inzichtelijk en kunnen bepaalde trends gesignaleerd worden. Met deze rapporten kan, indien nodig, snel gestuurd worden op gebruikersgedrag of nieuwe functionaliteiten. Deze informatie is via online rapportages eenvoudig op te vragen en is afgestemd op de informatiebehoefte van de gebruiker.

Of het nu om een Business Manager gaat die wil weten hoe efficiënt zijn mensen werken en gebruik maken van het intranet, of een IT manager die wil weten hoeveel ruimte er nog op de server is of  een medewerker die wil weten wie het document heeft gewijzigd. Voor ieder niveau in de organisatie is rijke interactieve informatie beschikbaar. Vaak via scorecards getoond die clickable zijn voor meer onderliggende informatie.

Auteur: Maarten van den Dungen – Information Worker Consultant